Just nu är det högtryck för ”målsamtal” inom Performance Management, men vad är egentligen skillnaden mellan mål, nyckeltal, aktiviteter och beteenden? Här följer en liten guide att ha till hands.

Mål

Ett mål är en beskrivning som ger tydlighet i vad som ska uppnås. Mål handlar med andra ord om resultat och är en effekt av vad jag gör och hur jag gör det.

Syftet med mål är att skapa drivkraft, fokus och utveckling. När jag vet vad jag skall uppnå skapas grunden för kvalitet och effektivitet i mitt agerande. Ett bra individuellt mål är tydligt kopplat till företagets övergripande mål och skapar motivation för mig som medarbetare. Genom SMART-metoden kvalitetssäkras själva målformuleringen. En vanlig beskrivning av SMART-metoden är att målen skall vara:

  • Specifika: Tydliga med en klar definition av det resultat som ska uppnås.
  • Mätbara: Målnivåer och mätmetoder som gör det möjligt att avgöra om målen uppnåtts.
  • Accepterade: Att målen formuleras i jag-form och att både du och din chef är överens om målen, d v s har accepterat målen.
  • Realistiska: Målen skall upplevas realistiska, d v s att både du och din chef tror att målen kommer att uppnås.
  • Tidsatta: Datum då målen skall vara uppfyllda.

Exempel på mål:

  • Jag skall förbättra svarstiden på mina kundservicemail från idag 48 timmar till 24 timmar till den 30 juni 2017
  • Jag skall öka snittet på antalet affärer från 150 per månad till 160 månad under 2017
  • Jag skall sänka kostnaderna med 5 % för min funktion under 2017

Nyckeltal/KPIer (Key Performance Indicators)

Nyckeltal används för jämförelse. Nyckeltal är en uppsättning av kvantifierbara mått som ett företag använder för att mäta eller jämföra prestation när det gäller att uppfylla sina strategiska och operativa mål.

Exempel på nyckeltal:

  • Antal kundmöten/vecka
  • Antal supportsamtal/dag
  • Vinstmarginal

Beteenden (inom Performance Management)

Beteenden är mina yttre rörelser, gester, skratt, verbala uttryck, etc, d v s det jag säger och gör som kan uppfattas av en annan människa. Inom Performance Management handlar det om att identifiera de beteenden som mest hjälper mig att ta mig till mina mål.

Exempel på beteenden:

  • Jag kommer i tid till mötet
  • Jag informerar kunden om företagets produkter och tjänster
  • Jag säger god morgon till mina kollegor

Aktiviteter (inom Performance Management)

Aktiviteter är detsamma som beteenden, d v s det jag säger och gör. Det handlar om att identifiera de aktiviteter som bäst hjälper mig att ta mig till mina mål. Aktiviteter och beteenden kan således vara samma sak.

Ibland skiljer man på beteenden och aktiviteter på så sätt att beteenden är mera regelbundet återkommande (t ex något jag gör varje dag) medan en aktivitet är en uppgift med ett tydligt start och slut och som ibland sträcker sig över längre tid, exempelvis “jag skall ta fram en beskrivning av teamets roller och ansvar och den skall vara klar om 3 månader”. Aktiviteterna för att nå ett mål sammanställs i en aktivitetsplan eller handlingsplan.

Exempel på aktiviteter:

  • Jag skall utveckla företagets rekryteringsprocess under första halvåret 2017
  • Jag skall genomföra PM-samtal med samtliga mina medarbetare i teamet
  • Jag skall implementera Scrum på vår IT-avdelning under 2017

Att skilja på mål och aktiviteter

Det är ganska vanligt att mål förväxlas med aktiviteter. Det är viktigt att skilja på dessa för att bl a undvika att det blir för många ”mål”. Mål skall som sagt ge drivkraft, fokus och utveckling. Om vi sätter aktiviteter som mål, tenderar det att bli väldigt många mål och då tappar vi lätt fokus, dessutom finns en stor risk att riktningen och drivkraften försvinner för att syftet med målet blir otydligt.

Skillnaden på mål och aktiviteter är alltså att mål beskriver vad jag skall uppnå, d v s resultatet av det jag gör. Aktiviteter beskriver vad jag behöver göra för att nå målet. Mål kan också sägas ha ett ”egenvärde”, medan aktiviteternas värde ligger i att de bidrar till att målet nås. Ett annat sätt att skilja på mål och aktiviteter är att tänka på vad som ”kostar” resurser, d v s aktiviteter ”kostar” resurser i tid, etc att göra, medan mål är effekter av investerad tid, etc i aktiviteter.

OBS! Aktiviteter kan precis som mål formuleras SMART, d v s specifikt, mätbart, accepterat, realistiskt och tidsatt. Det är inte en SMART-formuleringen som avgör om det är ett mål eller en aktivitet.