Prestationsutveckling under och efter pandemin

Av Anna-Lena Strid | Publicerat:

Redan innan pandemin var trenderna inom ”Performance Management” tydliga och dessa har förstärkts. Studier visar att pandemin snabbar på behovet av en mer flexibel, löpande, datadriven och utvecklingsorienterad process. Inte minst ur ett hälso-perspektiv. Medarbetares stress och oro slår alla tiders rekord, men ur helt olika perspektiv. Vissa är oroliga för sina arbeten, andra för Covid-19, vissa har för mycket att göra, andra för lite, vissa gillar ”work from anywhere” andra längtar till sin plats och sina kollegor på kontoret, o s v.

Vilka är framgångsnycklarna för att optimera varje enskild individs utveckling, prestation och hälsa i det nya landskapet? Och framför allt vad borde företag ta chansen att utveckla inom ”prestationsutveckling” som en följd av den accelererade transformation som världen genomgår till följd av Covid-19?

People Oriented Culture

Svaret på dessa två frågor upplever jag bygger på vilken ”människosyn” och kultur som råder i ditt företag. Om ditt bolag och din ledning sätter ”people first” blir det en typ av svar och gäller det motsatta så blir det andra svar.

People first betyder så klart inte att ”businessen” är oviktigt, tvärt om, den är mycket viktig, men synen på ”vägen till” affären utgör skillnaden. I en sann people first-kultur gifter sig människor och affär till ett och nyckeln till framgång går genom varje medarbetare. I en ”business first-kultur” tenderar people-frågorna att vara nedprioriterade och vägen till framgång går genom marknad, ekonomi, IT och produktion, och möjligen lite med vänsterhanden HR.

I Sverige upplever jag att vi generellt sett har en human och inkluderande människosyn och det är naturligt för många ledare att vara transparenta, öppna och inkluderande. Däremot betyder inte detta att svenska företag av naturen är people-first-företag. Detta är ett medvetet eller omedvetet val som företagets ledning gör och huruvida företaget är people-first eller inte, det står att utläsa i ledningens beslut och handlingar.

I denna artikel fokuserar jag på att besvara dom inledande två frågorna utifrån ett people-first-perspektiv. Mot slutet broderar jag ut i båda ”kulturerna” och ger rekommendationer inför ett förädlingsarbete av Performance Management processen oavsett kultur.

Framgångsnycklar för prestationsutveckling

Prestationsutvärdering kan härledas tillbaka till den amerikanska militären under första världskriget. Där skapade man ett mätsystem för att identifiera lågpresterare i syfte att kunna göra sig av med dessa eller flytta dom till andra sysslor.

Historiska händelser och ekonomiska upp- och nedgångar har sen spelat en stor roll i utvecklingen av Performance Management. När tillgången på arbetskraft varit god, har fokus legat på prestation. I tider när det varit brist på kompetens, arbetskraft och talanger, vilket det är just nu, har utveckling av individer fått ökat fokus. Läs gärna mer om ”Historien om Performance Management” här.

Just nu går omvärldsutvecklingen blixtsnabbt, det råder ”brist” på riktigt vass kompetens på flera områden samt att pandemin och den tekniska utvecklingen drivit på och möjliggjort ”work from anywhere”. Dessa tre faktorer lägger grunden för vad som de senaste åren varit och fortsatt är i fokus inom prestationsutveckling. Här följer fem prioriterade områden just nu vilka många företag arbetar med att bättre få till i sin process:

  • Check-ins eller Conversations – ökad kvalitét och frekvens på regelbundna check-ins/conversations mellan chef och medarbetare med fokus på utvecklande feedback, aktiv coaching och hälsa för att stimulera inre drivkraft, utveckling och engagemang. De företag som hade löpande check-ins på plats redan innan pandemin har haft mycket vunnet då detta arbetssätt aktualiserats med det ökande distansledarskapet. Övriga företag har blivit varse behovet. (76 % av globala företag har lämnat traditionella års- och kvartalsutvärderingar bakom sig.)
  • Fokus framåt på utveckling – tidigare har fokus varit på historien och tidigare prestation, nu ligger fokus på hur varje individ och team kan hålla sin kompetens relevant både idag och imorgon. Detta fokus tillsammans med löpande check-ins driver på både behovet och realiseringen av att be om, få och ta emot feedback i realtid. Feedback i realtid driver utveckling.
  • Agila mål – förädling av målsättningsprocessen, mål sätts på kortare sikt och skapar tydligare fokus och hjälper individen till löpande utveckling – kortsiktig framgång driver långsiktig utveckling. Fokus ligger beteendemål och aktivitetsmål snarare än effektmål. Självklart ska beteende- och aktivitetsmålen leda till effektmål på längre sikt, men skiftet ligger i att fokusera och träna på ”orsaken” för att maximera ”verkan”. Ett annat sätt att beskriva det på är att vi sätter mål på det vi kan ta kontroll över som individ och ser till att bli riktigt vass på det, på så sätt maximerar vi utfallet på det resultat vi önskar. Kopplingen mellan ett kortsiktigt agilt mål och syftet och den långsiktiga effekten behöver hela tiden vara tydlig.
  • Bygga en kultur för utveckling och prestation – det är prioriterat att tänka helhet, d v s hur skapar vi en kultur med vuxna kapabla människor som fullt ut tar ansvar för sin egen utveckling och prestation och hjälper varandra till utveckling, snarare än att vi förädlar en ”Performance Management process”. Flera områden och faktorer samverkar och när vi får dessa att synkronisera och harmonisera då skapas en kraftfull ”utvecklings- och prestationskultur” (people-first-kultur).
  • Hälsa – medarbetarnas hälsa har alltid varit viktigt, men pandemin har hjälpt till att sätta detta i ett nytt fokus. Den mentala och fysiska stress som Covid-19 inneburit med både själva virusets konkreta hot och den förändrade arbetsmiljön som följd, har aktualiserat att tydliggöra hur vi i detta nya landskap fortsätter och förbättrar medarbetarnas hälsa och välmående. Välmående medarbetare driver utveckling och prestation.

 “Helping people be their best self is the most powerful engagement tool you have. In this pandemic, it’s more important than ever to let everyone tell you what they need to succeed.”

Josh Bersin

Kulturen styr vilken typ av process som flyger

Kulturen i ditt företag avgör vilken Performance Management process som bäst passar ditt företag eller ännu bättre, kulturen i ditt företa avgör vilken utvecklings- och prestationskultur ni ska utveckla.

Om det medvetet eller omedvetet i företagets ledning och i er företagskultur finns en stark tro på och ett agerande i linje med nedan prestationsdrivande komponenter, då är det denna typ av Performance Management process som kommer flyga bästa i ditt företag:

  • Tydlig målkaskadering från toppen av företaget ner till varje medarbetare
  • Fokus på mål/resultat (effekter) och mätning/uppföljning av mål/resultat i alla dimensioner
  • ”Chefskontroll” och chefstyrda dialoger
  • Återkoppling/feedback i efterhand via chef
  • Prestationsutvärdering via skalor och ranking
  • Stark tro på yttre belöning som den avgörande faktorn för utveckling av prestation, exempelvis genom stark koppling mellan prestation och bonusar och/eller lön

Om det å andra sidan finns en stark tro på och ett agerande i linje med nedan prestationsdrivande komponenter, så kommer en Performance Management-process som anammar denna uppbyggnad att flyga bättre:

  • Träningsinställning (growth mindset) som grundfundament
  • Fokus på daglig utveckling och förbättringar med utgångspunkt i hög grad av autonomi och eget ansvarstagande för lärande, utveckling och prestation
  • Tydliga beteendemål som underlag för träning i vardagen
  • Täta, medarbetarstyrda dialoger mellan medarbetare och chef och kollegor emellan
  • Realtidsfeedback i alla dimensioner (medarbetare-medarbetare, medarbetare-chef, chef-chef, etc)
  • Prestationsutvärdering utifrån självreflektion och med fokus på framtiden

Gissningsvis är det flera företag som lever i någon form av mellanting mellan dessa. Poängen är att framgången ligger i att utveckla den process som bäst passar företagets kultur och den strategiska resa som ska göras framåt.

Jag rekommenderar således följande 6 steg för att komma igång med förädlingen av ditt företags Performance Management-process:

  1. Slå kongruent fast den kultur som råder i ditt företag. Stäm av med ledningen, är det här vi vill vara eller är det aktuellt med en förändringsresa.
  2. Utifrån företagets kultur, analysera omvärlden genom benchmark och ta del av studier, hitta best practice som mappar företagets kultur.
  3. Fråga chefer och medarbetare i ditt företag vad dom vill ha och behöver.
  4. Utifrån ovan analys (steg 1, 2, 3) – ta fram ett förslag till syfte, mål och utvecklingsplan för förädlingen av Performance Management processen på några års sikt.
  5. Definiera syftet med processen och den ”grundtro”, d v s “vad vi tror får människor att utvecklas och prestera optimalt i vår organisation” (i linje med företagskulturen), som den förädlade Performance Management processen skall vila på.
  6. Utveckla processen i linje med steg 4 och 5.

Det kan också vara läge att överväga att byta namn på processen, välj ett namn som mappar syftet och grundtron.

Varmt lycka till!

Källor: